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多項目管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀

隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展與全球化的趨勢，多個行業(yè)都面臨著國際國內(nèi)的多重挑戰(zhàn)，同時也面臨著多項機遇。全球化經(jīng)濟環(huán)境對我國大多數(shù)企業(yè)都會產(chǎn)生或多或少的影響，傳統(tǒng)的企業(yè)必須要走出封閉的困境，主動迎接激烈的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的企業(yè)一般項目較為單一，產(chǎn)品與經(jīng)營模式單一，這種情況在現(xiàn)代以及未來的時期內(nèi)將會面臨嚴(yán)重的困難，多元化已經(jīng)成為趨勢，企業(yè)戰(zhàn)略投資也在不斷豐富企業(yè)經(jīng)營結(jié)構(gòu)，與多個企業(yè)與部門協(xié)同應(yīng)對來自行業(yè)與國內(nèi)外的競爭壓力。在同時經(jīng)營多個項目時，企業(yè)的項目管理網(wǎng)絡(luò)勢必會存在著相互干擾與協(xié)同的情況，如何正確處理好多項目間的共同前進是現(xiàn)代企業(yè)管理者需要考慮的一大問題。尤其是信息化時代的到來，企業(yè)的管理系統(tǒng)變得更加復(fù)雜多變，信息的溝通、有效獲取與共享成為未來研究的一項重要工作。

多項目管理系統(tǒng)國內(nèi)外研究現(xiàn)狀

我國現(xiàn)代多項目管理研究起步較晚，但國內(nèi)已經(jīng)有多位學(xué)者提出了相關(guān)的理論。目前主要的觀點與理論有多項目管理中的優(yōu)先排序問題、項目群管理、項目組合管理等。優(yōu)先排序主要是指從戰(zhàn)略的角度對企業(yè)的項目進行優(yōu)先排序，從順序中選擇優(yōu)勢項目進行發(fā)展，除了在戰(zhàn)略角度上，還在實施過程中對優(yōu)先順序進行方法確定；有學(xué)者對項目群管理結(jié)構(gòu)提出相關(guān)理論，從要素維度、相關(guān)人的維度以及層次維度等多個角度對群管理活動進行分析。所謂系統(tǒng)，都是指復(fù)雜的活動過程，系統(tǒng)化集成的本質(zhì)是通過群體人、數(shù)據(jù)與多種信息技術(shù)進行結(jié)合起來構(gòu)成的單元。二十世紀(jì)末，我國曾經(jīng)召開相關(guān)的科學(xué)會議，對復(fù)雜科學(xué)的方面與重點方面，對多項目系統(tǒng)進行探索，不斷推動多項目管理系統(tǒng)的前進與發(fā)展。

國外對于多項目管理系統(tǒng)進行的研究起步較早，部分學(xué)者曾經(jīng)從項目的組織結(jié)構(gòu)入手對多項目管理進行分析，認為多項目管理首先要關(guān)注資源的配置問題，同時也涉及到機制問題，另外有一些學(xué)者從企業(yè)的內(nèi)部入手，對多項目管理中存在的問題進行研究，如資源缺乏、約束缺乏與模糊角色等。

多項目管理系統(tǒng)定義

首先要明確項目的定義，項目主要是通過一定的資源支持下，由人或組織在一定的時間、條件下相互協(xié)調(diào)完成一項具有始末的活動集合。有學(xué)者認為，在不同的企業(yè)中項目管理的定義有所不同，但整體定義方向一致，主要元素為組織、期限、資源、目標(biāo)與活動。多項目管理實質(zhì)為目前的企業(yè)項目管理，它的影響因素為內(nèi)部與外部共同作用。首先由于生產(chǎn)工藝的變化導(dǎo)致的項目管理。目前企業(yè)都不只提供一種產(chǎn)品，隨著客戶需求的變化做出的相關(guān)調(diào)整，都是多項目管理。第二是企業(yè)規(guī)模不斷擴大后，組織架構(gòu)的變化直接導(dǎo)致了多項目管理的出現(xiàn)，通過多項目管理讓人才能夠在多個項目中同時工作，發(fā)揮更大的作用；第三是企業(yè)決策的變化，柔性制造能力要求企業(yè)能夠快速反應(yīng)，制定出相應(yīng)的策略與方案，企業(yè)要求在多種需求下仍然保持正確的目標(biāo)與運作，就要求企業(yè)進行項目管理；另外還有基礎(chǔ)工作的規(guī)范化、技術(shù)創(chuàng)新活動與人本意識都是項目管理的重要因素。

多項目管理分類

多項目管理主要有項目組合管理與項目群管理兩種主要的理論與方法。

中小企業(yè)多項目管理系統(tǒng)構(gòu)建實踐

3.1用戶管理

在多項目管理系統(tǒng)中，用戶管理主要是對整個系統(tǒng)進行管理維護工作，具體可以把用戶細分為系統(tǒng)管理員、項目總負責(zé)人、項目經(jīng)理、資源管理者、項目實施者與項目經(jīng)驗管理員等。用戶通過不同的口令進入，分別執(zhí)行不同的權(quán)限指令。

3.2組織管理

在多項目管理系統(tǒng)中，利用管理權(quán)限來進行項目所有環(huán)節(jié)的負責(zé)，組織管理主要是對設(shè)置與管理進行優(yōu)化。目前項目組織的架構(gòu)多是樹形結(jié)構(gòu)，項目通過與WBS類似的OBS進行組織分解；每一個單一的組織都需要有相應(yīng)的組織職能與組員，組織的直接成員不包括下級組織中的成員，只屬于上級領(lǐng)導(dǎo)來進行直接管理；項目資源的人力包括領(lǐng)導(dǎo)與直屬成員；在平級管理組織架構(gòu)中，制定出組織優(yōu)先通過對管理模塊的需求分析，以避免造成管理過程的資源浪費問題。

3.3項目管理

3.3.1資源管理

資源管理員主要負責(zé)資源管理模塊的操作，主要對企業(yè)多項目管理中的需求資源進行定義與管理工作。在多項目管理過程中，項目資源可以分為內(nèi)部與外部兩種資源，或者按照定義不同設(shè)置為人力資源與設(shè)備資源，只要有上述定義，之后的所有資源都需要按照上述資源分類來進行區(qū)分；可以通過多項目管理系統(tǒng)來查看資源的使用情況，看資源是否被充分利用。

3.3.2計劃管理

項目經(jīng)理與項目總負責(zé)共同執(zhí)行項目的計劃管理工作，對項目進行實施前做出一定的準(zhǔn)備與管理工作。項目總負責(zé)一般要對多個項目計劃前進行評審，確定哪個項目最優(yōu)先，從而在資源分配時做出科學(xué)規(guī)劃，每一個排序項目都需要在項目新建的過程中完成；項目總負責(zé)對每一個項目中需要的資源進行確認到位；項目經(jīng)理對WBS的結(jié)果進行估算，把握項目間的前后關(guān)系，并根據(jù)實際需求提出相關(guān)的資源配置；項目總負責(zé)批準(zhǔn)項目經(jīng)理的資源申請，確定某單個項目的進度是否受到影響；項目經(jīng)理根據(jù)得到的項目資源安排進度，建立相關(guān)的節(jié)點事件；所有的項目經(jīng)理完成負責(zé)項目的安排后，項目總負責(zé)通過自動處理來得到多項目任務(wù)的目前計劃進度。

3.3.3實施管理

當(dāng)多項目管理系統(tǒng)中的計劃環(huán)節(jié)完成之后，就會進入到實施階段，項目的實施管理就是指對于實施過程中的每一個元素進行控制與管理。在這一階段中，項目總負責(zé)與項目經(jīng)理、項目實施人員與資源管理員協(xié)同完成。時刻為項目的意外提供必要的支持，所有的權(quán)限都需要關(guān)注項目完成的進度與節(jié)點

3.3.4經(jīng)驗管理

在多項目管理系統(tǒng)應(yīng)用過程中肯定會有遇到的問題以及解決辦法，這些都是很好的經(jīng)驗。經(jīng)驗管理的作用就是把這些經(jīng)驗進行總結(jié)，項目經(jīng)驗管理員也可以把這些經(jīng)驗文檔生成相應(yīng)的模板，提高相關(guān)工作人員在項目實施過程中以及系統(tǒng)應(yīng)用過程中的工作效率。

3.3.5結(jié)題管理

多項目管理與普通的項目管理在總體結(jié)構(gòu)流程中相似，都需要有計劃、實施與結(jié)題。在多項目管理的結(jié)題管理中，項目總負責(zé)與項目經(jīng)理均需要對項目的完成情況進行審核，關(guān)閉項目的系統(tǒng)進程，以留作備案。

3.3.6知識管理及分享

多項目管理系統(tǒng)的應(yīng)用與完成都是經(jīng)過了所有角色共同協(xié)同努力完成的，這其中包含著所有人的智慧與勞動。知識管理模塊通過對知識的積累與共享達到傳遞的目的，讓企業(yè)更加具有創(chuàng)新能力，對每一期的項目管理中的知識形成傳遞與累積過程，為后續(xù)知識開拓奠定基礎(chǔ)。知識管理強調(diào)人的重要性，其次是技術(shù)問題，通過改變項目組織成員的思維方式，建立良好的內(nèi)部環(huán)境，提高所有成員的素質(zhì)，促進人們之間的相互交流。

3.3.7風(fēng)險管理項目的風(fēng)險是多方面的，要保證項目的成功，就需要在多個步驟中進行有效控制，首先是風(fēng)險的識別，要在項目計劃與實施的過程中不斷審核是否符合規(guī)范性要求，盡早識別出可能潛在或已經(jīng)存在的風(fēng)險；其次是定性風(fēng)險分析，判斷風(fēng)險發(fā)生的可能性，提出如何改善；第三是風(fēng)險應(yīng)對計劃的編制，通過對方案的提出有效避免風(fēng)險帶來的損失；第四是風(fēng)險監(jiān)控，它主要包括對已經(jīng)識別的風(fēng)險與監(jiān)控殘余的風(fēng)險與識別新的風(fēng)險、保證風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行、對突發(fā)風(fēng)險采取相應(yīng)的權(quán)變措施。

科研項目多項目管理系統(tǒng)應(yīng)用

我國的科研項目發(fā)展較為嚴(yán)謹(jǐn)，已經(jīng)形成了完善的體系，但在執(zhí)行過程中仍然充滿著風(fēng)險與不可知因素，這從很大程度上講是因為多項目管理的問題，需要建立一套規(guī)范的管理模式。項目管理與科研的特點相符，其技能、工具與方法都可以與其他的領(lǐng)域相結(jié)合，發(fā)揮資源合理配置、成本降低等作用。在科研項目上運用多項目管理系統(tǒng)，將會大大提高理論與實踐的結(jié)合性。

無論是哪種內(nèi)容的科研項目，在企業(yè)科研所中，它的流程一般都是創(chuàng)意的發(fā)生、立項、計劃編制、實施與驗收幾個過程。創(chuàng)意產(chǎn)生階段肯定會有調(diào)研階段，它需要對生產(chǎn)部的生產(chǎn)工藝進行了解，同時根據(jù)國家的科技發(fā)展規(guī)劃與自身的能力進行創(chuàng)造性的思考，進一步地研究分析。申請立項階段主要包括向上級進行申請、生產(chǎn)委托、本部門內(nèi)的投資立項等，當(dāng)申請立項合同簽訂，表明立項成功。計劃的編制會涉及到任務(wù)的分解、資源的分配、進度預(yù)計與項目的預(yù)算等內(nèi)容，這些都可以在多項目管理系統(tǒng)中進行體現(xiàn)。項目在實施與控制階段，就是通過對人、工具、知識與技術(shù)進行利用的過程，嚴(yán)格控制費用支出，按時完成每一個分解任務(wù)，從而確保項目整體完成。在項目驗收應(yīng)用過程中，主要包括對試驗記錄、分析過程中的數(shù)據(jù)與現(xiàn)象來完成的科學(xué)研究工作總結(jié)，形成論文，提交相關(guān)的專家進行評審，驗證是否達到預(yù)期目標(biāo)。

多項目管理系統(tǒng)的運用過程中的問題

多項目管理系統(tǒng)在企業(yè)的實際運營過程中體現(xiàn)出了極高的價值，企業(yè)規(guī)模越大，多項目管理系統(tǒng)的效率越高。不過在應(yīng)用過程中或多或少地可能會存在一些問題。一些管理者對多項目管理系統(tǒng)的認識不足，認為應(yīng)用系統(tǒng)進行項目實施完成沒有必要，對資源的需求與節(jié)點的安排也不走流程，這造成了項目總負責(zé)對項目的進展把握不準(zhǔn)，造成了項目的失控，不利于風(fēng)險提前發(fā)現(xiàn)；另外多項目管理系統(tǒng)的智能化程度還不夠，在未來的研究中，需要不斷提高它的應(yīng)用性與高效性；多項目管理系統(tǒng)的應(yīng)用應(yīng)該建立在健全的機制與體系下，如果企業(yè)的制度不完善，應(yīng)用多項目管理系統(tǒng)只可能讓企業(yè)的經(jīng)營更加混亂。目前在不同的領(lǐng)域與行業(yè)內(nèi)，都會有不同的多項目管理軟件開發(fā)與利用，這種細致化的發(fā)展趨勢將會進一步拓展，服務(wù)于個性化的企業(yè)需求。

結(jié)語

隨著現(xiàn)代企業(yè)管理水平的提高，會認識到多項目管理系統(tǒng)的優(yōu)勢更加明顯?，F(xiàn)代多項目管理系統(tǒng)的應(yīng)用范圍也不斷擴大，尤其是在一些中小企業(yè)中更是容易應(yīng)用與執(zhí)行。但由于涉及到的項目數(shù)量不斷增多，系統(tǒng)的操作與執(zhí)行上還需要進一步完善。傳統(tǒng)的靜態(tài)模型已經(jīng)不再適應(yīng)時代的發(fā)展。多項目管理的元素不斷變化，未來的研究還將繼續(xù)，推動著我國企業(yè)的現(xiàn)代化管理水平不斷提高，與國際接軌。