檔案管理要保證檔案的完整性和正確性，而工程項(xiàng)目建設(shè)過程中會(huì)不斷產(chǎn)生新的檔案，對(duì)舊的檔案進(jìn)行內(nèi)容更新，因此要做好工程項(xiàng)目管理，需要跟蹤項(xiàng)目建設(shè)全過程，確保檔案內(nèi)容的時(shí)效性。檔案管理工作不僅僅是保存檔案，還要做好檔案分析和檔案移交工作。

一、如何才能管理好檔案

總的來說,每一個(gè)工程項(xiàng)目都必須經(jīng)過工程準(zhǔn)備、監(jiān)理、施工、竣工驗(yàn)收等幾個(gè)階段,而每個(gè)階段必然產(chǎn)生不同的文件資料。例如,在工程準(zhǔn)備階段有立項(xiàng)文件、建設(shè)用地審批文件、勘測(cè)設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件、開工審批文件、預(yù)算文件、工程管理機(jī)構(gòu)文件等;在監(jiān)理方面有監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、造價(jià)控制和監(jiān)理總結(jié)等;在施工階段有土建工程資料、安裝工程資料、基礎(chǔ)設(shè)施文件、材料檢測(cè)文件和各種施工試驗(yàn)及施工記錄文件等;竣工驗(yàn)收階段有綜合竣工圖、專業(yè)竣工圖、工程竣工總結(jié)、竣工驗(yàn)收記錄、工程決算及交付使用財(cái)產(chǎn)文件、聲像及電子檔案文件等。不過,對(duì)于不同地區(qū)、不同規(guī)模、不同使用功能的項(xiàng)目在每個(gè)階段所產(chǎn)生的文件資料又有所不同。因此要把握重點(diǎn),抓住主要環(huán)節(jié)。

二、如何做一名合格的項(xiàng)目檔案員

1、必須具備優(yōu)秀的業(yè)務(wù)技能

對(duì)于檔案工作者來說，做好本職工作是基礎(chǔ)。檔案管理人員要想提高到優(yōu)秀的水平，需要提高工作效率，系統(tǒng)學(xué)習(xí)和掌握檔案工作的相關(guān)知識(shí)。只有通過不斷的學(xué)習(xí)，才能在實(shí)踐中總結(jié)，從而提高工作效率和質(zhì)量。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作。管理員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握專業(yè)知識(shí)，不斷運(yùn)用新的管理思想和方法，提高工作質(zhì)量和效率。

2、有很強(qiáng)的綜合協(xié)調(diào)能力

只有組織能力強(qiáng)的人才能保證檔案歸檔的完整性和及時(shí)性，統(tǒng)計(jì)和整理的過程才會(huì)更有條理和科學(xué)性，這樣檔案在以后的利用中才會(huì)更加順暢和完整。歸檔的基礎(chǔ)工作由檔案員單獨(dú)進(jìn)行，但檔案管理的全過程是在其他部門的配合下完成的。因此，檔案管理人員必須有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力，推動(dòng)合作。在工作中要始終堅(jiān)持以大局為重的思想，在相互配合中做好協(xié)調(diào)工作，盡量在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成相關(guān)移交工作，為有關(guān)部門利用檔案提供最大的便利。